Você tem esse problema de que se o dia tivesse 30 horas ainda seria pouco para tudo que você precisa fazer? Se a resposta for sim, não se preocupe, a partir de algumas medidas simples é possível melhorar sua produtividade e, desse modo, realizar suas tarefas de forma mais rápida e eficaz.

O ponto crucial para otimizar o seu dia a dia é a gestão de tempo, a partir dela é possível organizar suas tarefas e usar o seu tempo de maneira eficiente, permitindo que você cumpra todas suas atividades dentro de um prazo estipulado.

O gerenciamento de tempo é muito importante para os autônomos por conta da falta de alguém cobrando prazos e da liberdade em montar sua própria agenda. Dessa forma, não são raras as vezes em que esse tipo de profissional se atrapalhe com o excesso de compromissos,  o que provoca atrasos e dificuldades na entrega do que foi combinado.

Continue a leitura deste artigo e conheça sete boas dicas para otimizar melhor o seu tempo.

O que é Gestão de Tempo?

Muitas pessoas acreditam que administrar o tempo é controlar 100% do seu dia, no entanto, elas não poderiam estar mais enganadas, pois isso é praticamente impossível.

A gestão do tempo se baseia em planejar o seu dia de maneira que permita realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada, otimizando os processos e evitando desperdício de tempo em ações inúteis.

Quais as vantagens

A vantagem mais óbvia em gerir corretamente o seu tempo é conseguir realizar suas tarefas dentro de um prazo, possibilitando que você tenha uma maior produtividade e qualidade em seu trabalho.

Pelo fato de conseguir entregar suas tarefas sem atrasos, é possível diminuir suas horas de trabalho e, consequentemente, o estresse diário para entregar os compromissos no prazo. Essa prática gera uma melhora na sua qualidade de vida e possibilita um maior tempo livre, o qual poderá ser aproveitado com a família.

Melhores práticas

Cada especialista em gestão de tempo possui uma lista do que se deve fazer para melhorar sua produtividade, sendo que a lista a seguir foi feita com a seleção das 7 melhores práticas que os profissionais autônomos deverão realizar para uma boa gestão de tempo.

1) Mantenha seu ambiente de trabalho organizado

Você sabe quanto tempo por dia você perde procurando arquivos em seu computador ou algum documento em seu escritório?

Se você percebeu que muito de seu tempo é desperdiçado procurando algo, é preciso que você se organize melhor. Não é necessário ter uma organização impecável, apenas tenha uma que lhe permita encontrar o que você procura mais rapidamente.

Para isso é necessário pensar em uma organização que funcione para você e que seja simples de se aplicar.

2) Liste suas tarefas e atividades

É fundamental que todas as suas tarefas e atividades sejam anotadas em uma lista, sendo elas rotineiras ou não, pois assim fica mais fácil de organizá-las e classificá-las de acordo com sua prioridade e importância.

Após feita essa lista, é fundamental que você a avalie diariamente, pois assim será possível traçar um plano de execução realista que lhe permitirá cumprir o que foi planejado.

3) Classifique as tarefas

O passo seguinte é classificar cada tarefa de acordo com sua prioridade e importância.

Para isso existem vários métodos, sendo que um dos mais usados é a Tríade do Tempo, a qual foi criada por Christian Barbosa que é um dos maiores especialistas mundiais em gestão de tempo.

A partir dela é possível classificar todas as atividades em três categorias:

  • urgentes – tarefas com prazo curto ou já finalizado;

  • importantes – tarefas que trazem resultados e possuem tempo para serem realizadas;

  • circunstanciais – tarefas que não agregam valor e fazem você perder tempo.

Sendo assim, o foco é realizar as atividades urgentes primeiro — a fim de eliminá-las rapidamente —, aumentar as tarefas importantes — as quais lhe ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado — e eliminar as circunstanciais, aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as de sua rotina.

4) Execute uma tarefa de cada vez

Você já percebeu que quando se tenta fazer todas as tarefas que surgem, não é possível executá-las direito? Sendo que, quando prontas, foram malfeitas e existe a necessidade de retrabalho? Isso é bastante comum, pois não a existe a concentração necessária para criar foco e ritmo para realizar a tarefa.

Sendo assim, é fundamental que você mantenha o seu foco em uma única atividade, a executando do início ao fim. Dessa maneira é possível se concentrar no que deve ser feito, gerando alta produtividade e boa qualidade.

5) Use ferramentas organização

Para que você consiga realizar sua gestão de tempo de maneira eficaz é fundamental que se utilize alguma ferramenta que lhe auxilie nessa tarefa, a qual poderá ser uma simples planilha no Excel ou a utilização de um sofisticado software.

No entanto, o mais importante é encontrar uma a qual você se adapte bem e consiga se organizar de maneira fácil e eficiente.

Caso você seja uma pessoa antenada nas novidades tecnológicas, existem dois aplicativos que poderão ser úteis na sua gestão tempo: o Trello e o Wunderlist.

O Trello é um aplicativo bastante útil para profissionais autônomos que tem dificuldades em organizar os seus trabalhos, pois permite listar o que deve ser feito, criar cronogramas e acompanhar o desempenho através de gráficos.

Já o Wunderlist funciona como uma lista de tarefas diárias. Ele é um aplicativo multiplataforma e que possibilita o compartilhamento das listas com outros usuários. Outra boa funcionalidade é a criação de atividades recorrentes e de alertas.

6) Crie métricas para sua gestão

Existe uma lei na administração que diz: o que não é medido, não é gerenciável.

Dessa maneira, para você conseguir realizar uma gestão de tempo eficiente, é necessário criar métricas de desempenho pessoal e profissional que lhe permitirão avaliar se suas ações estão trazendo o resultado esperado.

Uma boa forma de avaliação é a criação de metas SMART como indicadores, pois elas são específicas, mensuráveis, realistas e temporais. Assim, é possível identificar possíveis falhas que deverão ser consertadas e acertos que poderão ser maximizados.

7) Aprenda a dizer não e delegue

Pessoas que tendem a pegar todas as tarefas que aparecem pela frente, provavelmente, não conseguirão realizá-las em tempo hábil e com uma boa qualidade, sendo assim, é fundamental que você determine o que deverá ser executado.

Possivelmente não é necessário que você faça todas as tarefas que surgem, pois algumas podem ser recusadas, enquanto outras podem ser delegadas. Dessa maneira é possível gerar mais produtividade e, consequentemente, tempo livre para aquilo que realmente importa.

Como você pode perceber, a gestão de tempo é algo simples de se realizar, porém, para que ela seja eficaz, é fundamental que você tenha disciplina e a faça parte de sua rotina. Essa prática é uma ótima maneira de atingir os seus objetivos profissionais.

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